Comment organiser un séminaire d'entreprise à Lyon ?

Puissant outil de management, le séminaire d’entreprise vise le développement de votre entreprise et de ses ressources humaines. Les enjeux d’un tel événement sont donc très importants, d’où la nécessité d’une organisation réussie. Réussir, voilà la responsabilité qui vous incombe en tant qu’organisateur du prochain séminaire au sein de votre entreprise. Encore fait-il que vous sachiez par comment vous y prendre, par où commencer et les différentes étapes à suivre. Voici donc comment organiser un séminaire d’entreprise à Lyon.

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Organiser un séminaire d'entreprise à Lyon

Choisir le type de séminaire d’entreprise

Aucune démarche ne peut être entamée, surtout pas la réservation de la salle pour votre événement d’entreprise à Lyon, tant que vous ne savez pas dans quel sens rediriger vos efforts. C’est pourquoi il est important de commencer votre organisation par le choix du type de séminaire d’entreprise que vous avez l’intention d’organiser. 

De façon générale, le séminaire d’entreprise permet de réunir les parties prenantes de l’entreprise autour d’une même table pour communiquer, échanger, prendre de nouveaux engagements, de nouvelles décisions.

Ce qui distingue un séminaire d’entreprise d’un autre, c’est d’une part les personnes qu’il réunit (la cible) et d’autre part l’objectif que poursuit l’événement. Selon la cible et l’objectif, les séminaires d’entreprise ne sont absolument pas similaires. 

Le séminaire de direction

Il réunit les cadres dirigeants de l’entreprise pour l’évaluation de la situation de la structure. Son but est de faire le bilan, analyser les défis et définir les modalités de la mise en place d’une stratégie annuelle pour le développement de l’entreprise. 

Le séminaire de management

Il réunit toutes les personnes occupant une fonction centrale au sein de l’entreprise (cadres, managers) pour définir de nouvelles méthodes de management. Cela peut également être l’occasion de parler de nouvelles compétences liées à leurs postes et leurs responsabilités au sein de l’organisation. 

Le séminaire de travail

Il réunit les membres d’un même service afin de discuter d’un nouveau projet ou définir de nouveaux objectifs de travail du service. L’objectif est de réunir toutes les compétences, expertises et connaissances autour de l’accomplissement de tâches dont dépend le développement de l’entreprise. 

Le séminaire des commerciaux

Il s’agit d’une rencontre qui rassemble les commerciaux de la société. Il vise généralement à mettre en place de nouvelles stratégies de vente d’un service ou d’un produit en particulier. Il peut simplement être un moyen de faire une remise à niveau quant à la force commerciale et aux techniques de vente. 

Le séminaire de formation 

Il a pour but de rassembler les salariés ou l’équipe dirigeante de l’entreprise afin de mettre leurs compétences à niveau. Face à la constante évolution de l'environnement du travail, des méthodes, techniques et technologies, il est d’une importance capitale d’avoir des ressources humaines qui restent performantes dans leur spécialité. Le but est de permettre ainsi à l’entreprise de rester compétitive. 

Le séminaire de motivation 

Réunissant généralement les salariés, ce séminaire d’entreprise a pour but de renforcer l’esprit d’équipe et de créer de la cohésion. Au regard de l’importance de la motivation dans le degré d’engagement des salariés, il est important de leur redonner l’envie de continuer. En plus du bilan des résultats annuels qui est fait, des approches de solutions ainsi que des axes d’amélioration sont définis avec le concours de tous, tout cela, dans une ambiance ludique et détendue. 

Le séminaire d’intégration 

Rassemblant les nouveaux employés, ce séminaire a pour objectif de leur permettre de s’intégrer. C’est au cours de cette rencontre qu’ils apprennent à prendre leurs repères et à s’adapter à l’environnement de travail, aux valeurs de l’organisation, à ses méthodes de travail. 

Définir les objectifs du séminaire d’entreprise

Le résultat à atteindre ou le changement à apporter, voilà ce qui vous permet de définir les objectifs de votre prochain séminaire d’entreprise. Tout dépend de l’écosystème de l’organisation, des défis auxquels elle fait face et les solutions que le séminaire est censé apporter. 

Pour recentrer le débat

De façon plus singulière, les objectifs, quel que soit le type de séminaire, sont généralement de 2 ordres. D’une part, il y a des objectifs informatifs pour permettre à tous les employés d’être au même niveau d’information. D’autre part, il  y a les objectifs relationnels pour renforcer les liens entre toutes les parties prenantes de l’entreprise. Il peut toutefois arriver que le séminaire vise à la fois des objectifs informatifs et relationnels. Tout dépend de l’écosystème de votre entreprise. 

Si l’entreprise est en crise et doit se renouveler, l’objectif d’un séminaire de direction pourrait être la définition d’un nouveau cap. Il faudrait donc qu’à l’issue de l’événement, le changement de cap soit clairement défini. Dans un séminaire commercial qui vise à booster la vente par rapport à la concurrence, tous les participants doivent avoir les armes commerciales pour faire grimper les chiffres. 

Pour maîtriser le budget

S’il est aussi important de définir les objectifs de votre futur séminaire d’entreprise, c’est parce que cela permet de recentrer le débat. Il s’agit également de la meilleure manière de maîtriser votre budget. En connaissant les pôles de dépenses, il sera plus aisé de définir le pourcentage à leur appliquer. Selon que vous réunissez 20 ou 200 personnes, le budget ne sera absolument pas le même ni pour la salle ni pour les collations. 

Choisir la date 

Vos objectifs sont connus. Il ne vous reste qu’à passer à l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Pour cela, tout commence par le choix de la date. 

En fonction de la disponibilité des participants

Pour le succès de l’événement, la date doit être choisie en fonction de la disponibilité des participants. En l’espèce, vous avez plusieurs choix : les vacances scolaires, les week-ends de pont ou les jours d’événements sportifs. Pour vous en sortir, vous pouvez simplement demander l’avis des participants sur leur disponibilité respective. 

En fonction de la disponibilité du lieu

Le choix de la date doit aussi prendre en compte la disponibilité du lieu. L’idéal est de choisir la date et d’essayer de trouver un lieu disponible à cette date. En général, pendant les vacances scolaires, les salles de séminaires des hôtels désemplissent. En plus d’être plus disponibles, elles sont plus accessibles en termes de prix. En revanche, les lieux à caractère touristiques sont pris d’assaut pendant les vacances scolaires et les tarifs peuvent très rapidement faire l’objet de surenchères. 

Choisir la date en fin de semaine ou un week-end est une pratique courante. Cependant, le week-end est une période de grande affluence pour les salles de réunion ou les hôtels. En plus de la difficulté d’avoir un créneau, les prix sont plus élevés. Or, le début de la semaine est plus relax et il sera plus facile de réunir tout le monde et d’avoir un lieu sans payer une fortune.

Trouver le lieu de votre séminaire

Hôtels, châteaux, villages de vacances, espaces événementiels… Des lieux qui pourraient accueillir votre prochain séminaire d’entreprise, il n’en manque pas. Le gros défi consiste à trouver le lieu le plus adapté à l’atteinte de vos objectifs et au budget dont vous disposez. 

Selon les objectifs poursuivis

Un séminaire qui poursuit des objectifs relationnels devra logiquement s’organiser dans un lieu propice à la détente et aux animations ludiques propices à la cohésion. Pour cela, il est toujours préférable de choisir un lieu inédit, à connotation culturelle (château ou village de vacances) ou sportive (centre de loisirs sportif). Si possible, organisez le séminaire d’entreprise hors de la ville. 

A contrario, un séminaire d’entreprise à but informatif nécessitera un cadre plus formel. La salle de réunion d’un hôtel ou un espace événementiel sont tout à fait adaptés à ce format. Pour rester dans l’esprit d’une rencontre formel, privilégiez la proximité du lieu. 

Selon le budget 

Plusieurs détails conditionnent généralement le coût de la location d’un lieu pour un séminaire d’entreprise :

• la situation géographique et le standing en sont les principaux ; les lieux situés en centre-ville étant plus chers que ceux situés en périphéries ;
• le nombre de participants, un autre facteur non négligeable, car il conditionne la taille de la salle. Or, plus elle est grande, plus elle coûtera cher ; 
• la formule choisie qui varie entre la formule journalière et le séminaire résidentiel. Dans le premier cas, le prix prend en compte l’accueil à la journée en plus les repas et collation tandis que la seconde formule inclut l’hébergement qui peut coûter le triple ou le quadruple. 

À Lyon, des lieux d’exception, il n’en manque pas. Fort heureusement, il est possible de trouver sur des plateformes dédiées comme Kactus.com pour trouver une salle de séminaire à Lyon à la hauteur de vos attentes. 

Choisir le moyen de transport

Le transport un détail qui est très souvent négligé, car on présume qu’à priori, tous les participants viendront par leur propre moyen de déplacement. Cependant, de plus en plus d’entreprises font l’option de faire déplacer les participants à un séminaire d’entreprise qu’elles organisent. 

Pourquoi ? D’abord, ça permet de créer de la cohésion avant même le début du séminaire. En plus, tous les participants arrivent au même moment sur les lieux et les retards sont limités. Pour finir, tout le monde vit la même expérience du début à la fin du séminaire. 

Si votre entreprise dispose d’un transport en commun (bus, car), c’est parfait. Dans le cas contraire, il faudra opter pour une location en tenant compte du nombre de participants. Le forfait étant souvent horaire ou à la journée selon le cas, évitez de partir trop longtemps et trop loin.

Choisir la bonne formule pour la restauration

Point très important, la formule de restauration. Il y en a plusieurs et chacune d’elle présente plusieurs spécificités qui vous aideront à choisir. 

Le cocktail

Il est recommandé pour l’accueil du premier soir, en l’occurrence pour un séminaire qui doit durer plusieurs jours. L’avantage ? Vous n’avez pas à vous embêter avec des menus ou des plans de table. Entre petits fours et bouchées, il permet d’installer une ambiance décontractée. Avec un tarif plus abordable, vous devez prévoir entre 40 et 100 € par personne pour 18 à 21 pièces.

Le banquet

Pour les séminaires en petit comité (pas plus de 30 personnes), c’est le format idéal. Le service est surtout plus complet, avec une entrée, un plat et un dessert. C’est pourquoi il coûte plus cher qu’un cocktail entre 40 et 115 € selon le cas. 

Le buffet

Véritable compromis entre le cocktail et le banquet, le buffet est une formule qui mêle la convivialité au formalisme. Cette formule est tout à fait opportune pour un séminaire d’entreprise d’au moins 80 personnes. Les prix restent plus élevés que ceux d’un cocktail et plus abordables que ceux d’un banquet. 

Mettre en place un rétroplanning et un planning

Dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise, il n’y a pas de place à l’improvisation. C’est pourquoi vous devez mettre en place un rétroplanning et un planning. 

Rétroplanning

Il vous permet de maîtriser toutes les étapes et surtout avoir une idée précise de l’avancement de vos démarches. C’est ce que vous permet de faire un rétroplanning. En substance, le rétro planning permet de :

• répertorier toutes les dates et échéances pour les différentes réservations, les acomptes à verser, les interlocuteurs à contacter ;
• prévenir les imprévus en prévoyant une marge de manœuvre à toutes les étapes, des plans B en quelque sorte pour ne pas être surpris et prendre du retard.

Le planning

Il concerne l’organisation du jour du séminaire, c’est-à-dire le déroulement des activités. Il vous permet d’avoir une idée précise :

• des heures des activités, formations, débats ou conférences ;
• des moments de pauses entre chaque activité ;
• une marge pour les imprévus, notamment les débordements par rapport à l’horaire de départ.

Il est important de choisir les activités de sorte à équilibrer votre programme. Outre les activités formelles, pensez aux activités teambuilding (activités sportives comme Koezio, ludiques,  à sensation forte, insolites, artistiques, créatives, etc.). 

Pour que le déroulement de votre evénement entreprise soit synchronisé à votre planning, faites les dernières vérifications ainsi que des répétitions éventuellement. 

Communiquer à l’issue de l’événement

Cela peut se faire à la fin du séminaire ou le lendemain. Le plus courant est de distribuer un formulaire de satisfaction aux participants pour avoir leur retour. Surtout, il est très important de pouvoir envoyer aussi des remerciements, un compte rendu ou des images de l’événement.